El auge de las Redes Sociales ha provocado el surgimiento de nuevos perfiles profesionales. Uno de los últimos en llegar y muy de moda en Estados Unidos -como no- es el Record Manager: el compañero de viaje del Community Manager y de las marcas u organizaciones que actúan en las redes sociales.

La verdad es que a pesar de ser una figura tan demandada se ha escrito poco y en Europa es una figura prácticamente desconocida, aunque la norma ISO 30300 prevé dicha figura y convierte la gestión documental en algo estratégico y no puramente administrativo, como venía sucediendo hasta ahora.

De hecho, ¿quién miraba los informes? Casi nadie. Ni tan siquiera para ir al baño. Ni los departamentos de marketing lo hacen porque son infumables y la mayoría no sirven para nada. Si echaran al menos un vistazo y analizaran el ROI o el IOR de las acciones en Redes Sociales, muchos de ellos despedirían a sus Community Manager actuales, cambiarían de estrategia o incluso cerrarían algunas cuentas.

Dado que en Internet se produce una constante y voluminosa cantidad de información y dado que hay que monitorizar el contacto social que las marcas tienen con sus clientes, fans y detractores, es imprescindible gestionar bien estos datos, interpretarlos y utilizarlos en las estrategias presentes y futuras que desarrollen dichas marcas. En las Redes Sociales la información también es poder y ventajas competitivas.

El Record Manager es una figura a caballo entre el Licenciado en Documentación y el Community Manager, que recoge, selecciona, gestiona y transfiere la información relevante que se genera en Internet sobre las marcas. Dicha información se plasma en documentos que son fundamentales para la toma de decisiones.

La relevancia de la información tiene que ver con los objetivos de la empresa y con aquellos datos que puedan perjudicar o beneficiar a la organización para quien trabaja el Record Manager.

Cuando trabajaba en eresMas en el año 2001 ya existía un departamento de documentalistas que tenía gran poder de decisión en la arquitectura de contenidos, creación de canales y lanzamiento de portales, servicios, campañas y estrategias. Recuerdo haber aprendido mucho trabajando con ellos y también haber discutido mucho. En cualquier caso, el producto resultante era algo que se adecuaba a un mercado que conocían perfectamente. Y por tanto, ya entonces era una figura necesaria. De hecho, desde que fundé mi empresa, Onsom.com, siempre he tenido en cuenta la importancia de esta figura en cualquier proyecto que hemos desarrollado. Antes y después.

Por tanto, no se trata de una figura nueva ni tan desconocida, sino más bien de un nuevo anglicismo, de un perfil profesional que cubre las necesidades de conocimiento del entorno en el que una marca opera: redes sociales, intranet, sitios web, etc. Y ya puestos a ponerles nombres, algunos les han llamado Jefe de Prensa Online o documentalistas de la era digital.

Como comentaba hay poca información y muy pronto algunos se apuntarán al carro del Record Management, como ya hicieran con el Community Management. Algunos artículos están tan mal traducidos y transcritos literalmente que dicen que “el Record Manager tiene que mantener viva la información indefinidamente” ¡Qué estupidez! La información se selecciona y se clasifica. Y en función del momento tendrá más o menos valor.

A diferencia de lo que pienso del Community Manager, el Record Manager tiene que estar en la plantilla de la empresa ya que su figura es fundamental. Tanto como su fidelidad. De hecho, el Community Manager es más sustituible que el Record Manager. Aquél gestiona los contactos, mientras que éste, toda la información y, por ende, los contactos.

El acceso y el tratamiento de la información está sujeto a las normativas legales y corporativas.

Si tuviera que enumerar las funciones del Record Manager diría que son:

1. Buscar, gestionar y controlar información valiosa para las marcas antes, durante y después de las acciones que éstas realicen Internet.
2. Buscar, gestionar y controlar información valiosa que producen los clientes, fans y detractores de las marcas en los diferentes sitios de Internet: portales, medios online, redes sociales, etc.
3. Trabajar con el Community Manager y transferirle toda la información necesaria de la marca para que la estrategia, campaña o plan de medios sociales sea exitosa y responda a los objetivos de la marca.
4. Transfiere a las marcas la información que recoge en la Red, lo que permite lanzar nuevas campañas, modificar las existentes, conocer mejor las necesidades e intereses de los clientes, detectar oportunidades, etc.
5. Gestiona la información interna de la marca a través de las redes y aplicaciones internas (Intranet, Extranet, etc).
6. Documentar las estrategias desarrolladas por el Community Manager.
7. Identificar las necesidades de los usuarios.
8. Identificar las necesidades de comunicación de las marcas en las redes sociales.

El Record Manager: funciones y su relación con el Community Manager por Bernat Català se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivadas 3.0 Unported.
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